接客の壺 新入社員のお悩みすっきり

電話がかかってくる取引先を知る

こんにちは。キー先生です。
「新入社員のお悩みすっきり」のお時間です。
今日のお悩みは、ユーカリ商事のジュラさんです。

「キー先生、こんにちは。
 先輩や上司から電話に出るようにっていわれて出るんですけど……
 会社名がうまく聞き取れないんです。
 さあ、出てって言われると、よけいに聞き取れるか不安になってしまうんです。すみません」
 
お悩み、ありがとうございます。

みなさん、こんな場合、どうしたらよいと思いますか?

まずそんな時の上司の気持ちを、聞いてみましょう。


「電話に出てと言うと、出るようにはなったけれど、どこからの電話と聞くと、
『聞き取れませんでした。すみません。気をつけます』で終わっちゃうんだよね。
 ジュラさんに代わってから電話にでる時、私もドキドキしてしまいます。
 相手が再度名乗ってくれたり、声を聞くとわかるので、今のところトラブルにはなっていませんが」

あれあれ? 
ジュラさんも困っているし、上司や先輩も、会社名がわからないと困っているようですね。

さあ、どうしましょう。

さあ、何か良いアイディアは浮かびましたか?

ではここで、「電話が掛かってくる取引先を知る」をご紹介します。

あなたは、自分の会社に、どのようなところから電話が掛かってくるか知っていますか。
電話が掛かってくる取引先を知ることが大切なのです。

え?!  何が異なる?
ジュラさんの悩みは、会社名が聞き取れないことでしたよね。

もし、電話に出る前に取引先の会社名を知っていたらどうなるでしょう?

例えば、あけび商会からよく電話がかかってくることを知っていたとします。
そうすると、あけび商会と、きちんと聞き取れなくても、あけび商会さまかもしれないと予想がつきやすくなるのではないでしょうか

予想がつくかつかないかは、とっても大きな差です。

上司や先輩に取り次ぐとき、「あ、なんとか商会とよく聞き取れなかったのですが、あけび商会さまだと思います」と伝えることができます。
全くわからないと「聞き取れませんでした」ぐらいしか言えません。

どのような会社から電話がかかってくるのかを知ることで会社名が聞き取りやすくなります。電話に対する自信がついていきます。

ただし、会社名だけでは、あと少し足りません。
「あけび商会の、よくわからない人からの電話です」などと、取り次がなければならないからです。

担当者の名前も合わせて知っておくと、ますます自信につながります。

今日の「新入社員のお悩みすっきり」は、「電話が掛かってくる取引先を知る」 でした。

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