社内接客 総合編

報告・連絡・相談

報告、連絡、相談、いわゆるホウレンソウと言われているものがあります。

指示を受けたら報告をして仕事は完了などと新入社員は学ぶのではないでしょうか。
新入社員であれば、報告も連絡も相談、どれも大切です。

ですが、だんだん仕事になれ、仕事がわかるようになってくると、
報告は、必要なことを行うという段階に入ります。
大切の意味が異なってくるように思われます。
同時に、何が必要か、その見極めが重要になってきます。

例えば、仕事の責任度合いによっても異なってきます。
任されている度合いが高い場合、上司への報告は、ほとんど必要がなくなってきます。
特に、仕事が順調に行われている場合、報告はぐっと少なくなります。
ルーティンワーク的な報告はほぼなくなっていく可能性が高くなります。

上司がしてほしいのは、順調ではないことが予想される場合、
イレギュラーの場合、また新たな取り組みの場合などではないでしょうか。
それは、報告というよりも相談を伴っている場合が多くなります。

上司への報告が多い職場は、トップダウンの仕事が多いことも想像できます。
指示したことは、上司は報告を期待します。

ですが、ここで、いちいち報告するな、などと言われてしまうと、
どこまで報告したら良いのか混乱してしまう人もいるでしょう。

こうしてみてくると、指示をすると報告が必要となる。
指示をせず、スムーズに仕事が進んでいると報告の量も減る。
合理的な仕事となる可能性が高まります。

次に、指示・報告が少なくなった職場での仕事の動きはどうなっていくのでしょう。

仕事を順調に進めていくためには、どうも連絡・相談が必要となるように思えます。
一部の担当者だけが知っている情報の場合、
例えばお客さまから、その件についての問合せがあった時、対応ができません。
また、その情報を誰が知っているのかもわからない職場では、
電話のたらい回し状態になってしまいがちです。

仕事を順調に進めていくためには、他の人との協力が必要です。
情報の共有化が図れておらず仕事をしていると、なぜこの仕事をしているのかが見えず、
やらされている感、ただやっている感がでてきます。

連絡するだけではなく、そこに相談があるとアイディアが発生する可能性も高くなります。
1人1人考え方が異なるため、相談の中で、相手が言った言葉が大きなヒントとなる可能性があるのです。
そして相談することで、その連絡内容の意味がより具体的に理解し合えることになります。

また一対一ではなく、数人集まることで同じ場を共有でき、
よりアイディアが出てくるという相乗効果もあるでしょう。


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