接客の壺
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担当者不在の対応  〜仕事のポイント〜


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明るい声のトーンで挨拶 印刷する方は click
担当者が外出または席を外している時、
代わって対応した人は、担当者に内容を伝える必要があります。

伝え方は、
メールやメモ、口頭などといろいろあると思いますが、
重要なことは、その内容が正確であること、担当者に伝わることです。

正確であるためには、5W1Hで確認します。

相手は誰なのか
会社名は
部署は
電話番号は
内容は何だったのか
いつ伝言を受けとったのか
誰が対応したのか
会う約束であれば、どこで会うのか
購入に関することであれば、
数量は、
金額は、

緊急性が高ければ、すぐに電話なりで担当者に伝える必要があります。

メモにしておけばよい、
メールしておけばよいというものではありません。

また、メモは、簡潔が重要です。
長々と書いてあると、見る側は、瞬時に判断ができないからです。

メモは、正確、簡潔に。
そして緊急性への意識も大切です。



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